Tôi đã nhận ra điều cực kỳ đơn giản để giải quyết gần như mọi khó khăn khi quản lý nhiều phòng trọ, nhà cho thuê sau khi sử dụng nhiều phần mềm

Gần đây tôi nhận được khá nhiều tin nhắn từ các chủ nhà trọ đang quản lý từ vài chục đến hàng trăm phòng cho thuê. Điểm chung là họ đều gặp khó khăn khi số lượng phòng ngày càng nhiều nhưng vẫn phải quản lý bằng Excel hoặc ghi chép thủ công.

Không ít người cũng từng thử qua một số phần mềm quản lý nhà trọ. Tuy nhiên sau một thời gian lại quay về cách làm cũ vì phần mềm quá phức tạp, nhiều tính năng không cần thiết, mất thời gian làm quen và thao tác hàng ngày.

Sau nhiều năm phát triển và đồng hành cùng hơn 200 chủ nhà trọ, tôi nhận ra rằng điều họ cần không phải là một hệ thống đồ sộ, mà là một phần mềm đủ đơn giản để ai cũng có thể sử dụng ngay, nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ những nghiệp vụ quan trọng nhất.

Đó cũng là lý do phần mềm quản lý nhà trọ trên WipiTools được xây dựng theo hướng tối giản, dễ sử dụng nhưng vẫn giúp giải quyết gần như toàn bộ công việc quản lý hằng ngày.

1. Điều khó nhất không phải là có nhiều phòng, mà là quản lý chúng mỗi ngày

Khi số lượng phòng tăng lên, công việc của chủ nhà không còn đơn giản là thu tiền thuê.

Mỗi tháng đều phải thực hiện rất nhiều việc như:

Kiểm tra phòng nào đã thanh toán, phòng nào còn nợ.
Ghi chỉ số điện, nước.
Tính tiền điện, nước và các dịch vụ.
Theo dõi tiền cọc.
Quản lý hợp đồng.
Kiểm tra tài sản trong phòng.
Lưu lịch sử người thuê.
Thống kê doanh thu cuối tháng.

Nếu vẫn ghi chép bằng sổ hoặc Excel thì chỉ cần vài chục phòng cũng đã mất rất nhiều thời gian.

2. Vì sao nhiều phần mềm quản lý nhà trọ lại khó sử dụng?

Tôi từng xem và trải nghiệm khá nhiều phần mềm trên thị trường.

Không thể phủ nhận rằng nhiều phần mềm có rất nhiều tính năng, nhưng cũng chính điều đó khiến người dùng mới cảm thấy khó tiếp cận.

Quá nhiều màn hình.
Quá nhiều nút bấm.
Nhiều chức năng gần như không bao giờ dùng đến.
Thiết lập ban đầu khá phức tạp.
Mất nhiều thời gian để hướng dẫn người thân cùng sử dụng.

Trong khi đó, đa số chủ nhà trọ chỉ mong muốn mở phần mềm lên là có thể biết ngay hôm nay cần làm gì.

3. Những tính năng được sử dụng nhiều nhất tại WipiTools

Sau quá trình hỗ trợ hơn 200 chủ nhà trọ, đây là những tính năng được sử dụng thường xuyên nhất.

Quản lý nhiều nhà và nhiều phòng

Có thể tạo nhiều khu nhà, nhiều dãy phòng trong cùng một tài khoản và theo dõi tình trạng từng phòng.

Phòng đang thuê.
Phòng còn trống.
Giá thuê.
Thông tin ghi chú.

Quản lý người thuê

Mỗi người thuê đều có hồ sơ riêng để dễ dàng tra cứu.

Họ tên.
Số điện thoại.
CCCD.
Ngày bắt đầu thuê.
Tiền đặt cọc.
Lịch sử thuê phòng.

Khi khách chuyển đi, toàn bộ lịch sử vẫn được lưu lại.

Quản lý tài sản trong từng phòng

Đây là tính năng được nhiều chủ nhà đánh giá rất hữu ích.

Có thể lưu toàn bộ tài sản đã bàn giao như:

Máy lạnh.
Giường.
Tủ quần áo.
Quạt.
Bình nóng lạnh.
Đồng hồ điện.
Đồng hồ nước.

Đồng thời theo dõi được tình trạng sử dụng, ghi chú sửa chữa hoặc thay thế khi cần.

Lập hóa đơn hàng tháng chỉ trong vài phút

Mỗi tháng chỉ cần nhập chỉ số điện và nước.

Hệ thống sẽ tự động tính tiền điện, tiền nước, tiền thuê và các khoản dịch vụ khác để tạo hóa đơn.

Không cần sử dụng máy tính cầm tay hay lập công thức Excel như trước.

Quản lý các khoản thu dịch vụ

Ngoài tiền phòng còn có thể thêm nhiều khoản thu khác.

Internet.
Giữ xe.
Rác.
Vệ sinh.
Máy giặt.
Các khoản thu khác.

Theo dõi công nợ rõ ràng

Chỉ cần mở danh sách là biết ngay:

Phòng nào đã thanh toán.
Phòng nào còn nợ.
Số tiền còn phải thu.
Lịch sử thanh toán của từng người thuê.

Không còn phải lật từng trang sổ để kiểm tra.

Thống kê doanh thu theo tháng và theo năm

Phần mềm tự động tổng hợp:

Tổng doanh thu tháng.
Tổng doanh thu năm.
Tổng công nợ.
Tỷ lệ phòng đang khai thác.
Các khoản thu theo từng loại dịch vụ.

Chủ nhà có thể nắm được hiệu quả kinh doanh chỉ trong vài giây.

4. Điều tôi học được sau khi hỗ trợ hơn 200 chủ nhà trọ

Qua quá trình làm việc với rất nhiều chủ nhà, tôi nhận thấy rằng họ không cần một phần mềm có hàng trăm chức năng.

Điều họ thực sự cần là:

Dễ sử dụng.
Ít thao tác.
Không cần cài đặt.
Dùng được trên điện thoại và máy tính.
Tra cứu nhanh khi cần.
Giảm sai sót khi tính tiền.

Chính vì vậy, WipiTools luôn ưu tiên sự đơn giản và trải nghiệm thực tế thay vì bổ sung thật nhiều tính năng ít sử dụng.

5. Phù hợp cho cả người mới bắt đầu quản lý nhà trọ

Dù bạn chỉ có vài phòng hay đang quản lý hàng trăm phòng cho thuê, việc quản lý sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn khi mọi thông tin đều được lưu trữ trên cùng một hệ thống.

Không cần cài đặt phần mềm, không cần cấu hình phức tạp, chỉ cần có trình duyệt web là có thể quản lý ở bất cứ đâu.

Kết luận

Nếu bạn đang cảm thấy việc quản lý phòng trọ ngày càng mất nhiều thời gian, thường xuyên quên công nợ, tính nhầm hóa đơn hoặc khó theo dõi tài sản trong phòng thì đã đến lúc nên sử dụng một công cụ hỗ trợ.

Một phần mềm không nhất thiết phải thật nhiều tính năng mới hiệu quả. Quan trọng là giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm thời gian mỗi ngày.

Nếu bạn muốn trải nghiệm một phần mềm quản lý nhà trọ được thiết kế theo đúng nhu cầu thực tế của các chủ nhà cho thuê, hãy thử WipiTools - Phần mềm quản lý nhà trọ online. Chỉ sau vài phút làm quen, bạn sẽ thấy việc quản lý nhiều phòng trọ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.