Vì sao nhiều chủ nhà trọ vẫn ngại dùng phần mềm quản lý? Đây là điều tôi thường nghe nhất sau nhiều năm hỗ trợ khách hàng

Trong quá trình phát triển phần mềm quản lý nhà trọ, tôi đã có cơ hội trao đổi với rất nhiều chủ nhà trọ, chủ căn hộ cho thuê và homestay.

Điều thú vị là phần lớn mọi người đều thừa nhận rằng việc quản lý bằng sổ hoặc Excel khá vất vả. Tuy nhiên khi được giới thiệu phần mềm, nhiều người vẫn chọn... tiếp tục quản lý theo cách cũ.

Không phải vì họ không muốn quản lý tốt hơn, mà vì còn rất nhiều băn khoăn và lo lắng trước khi quyết định thay đổi.

Nếu bạn cũng đang có những suy nghĩ dưới đây thì bài viết này dành cho bạn.

1. "Tôi chỉ có vài chục phòng, chưa cần dùng phần mềm"

Đây có lẽ là câu nói tôi nghe nhiều nhất.

Thực tế, số lượng phòng không phải là vấn đề. Điều khiến chủ nhà mất thời gian chính là những công việc lặp đi lặp lại mỗi tháng.

• Ghi chỉ số điện nước.
• Tính tiền.
• Theo dõi công nợ.
• Kiểm tra tiền cọc.
• Quản lý hợp đồng.
• Quản lý tài sản.

Dù bạn có 10 phòng hay 100 phòng thì những công việc này vẫn phải làm. Khi số lượng phòng tăng lên, việc quản lý bằng Excel sẽ ngày càng mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

2. "Tôi quen dùng Excel rồi, đổi sang phần mềm sợ không biết dùng"

Đây cũng là một tâm lý rất phổ biến.

Excel là công cụ quen thuộc và khá linh hoạt. Nhưng sau vài năm, một file Excel thường sẽ có rất nhiều công thức, nhiều sheet và rất khó theo dõi khi dữ liệu ngày càng nhiều.

Nhiều chủ nhà chia sẻ rằng chỉ cần lỡ xóa một ô hoặc sửa nhầm công thức là cả bảng tính bị sai.

Trong khi đó, phần mềm được thiết kế để mỗi thông tin chỉ cần nhập một lần và hệ thống sẽ tự động xử lý các phần còn lại.

3. "Tôi ngại phải tải phần mềm và cài đặt"

Không ít người nghĩ rằng sử dụng phần mềm đồng nghĩa với việc phải cài đặt, cấu hình hoặc mua máy tính mới.

Thực tế, WipiTools hoạt động hoàn toàn trên nền tảng web.

• Không cần tải phần mềm.
• Không cần cài đặt.
• Không cần máy tính cấu hình cao.
• Chỉ cần mở trình duyệt trên điện thoại hoặc máy tính là có thể sử dụng.

Điều này giúp bạn có thể quản lý nhà trọ ở bất cứ đâu, miễn là có Internet.

4. "Tôi sợ mất dữ liệu"

Đây là nỗi lo hoàn toàn dễ hiểu.

Nhiều người từng bị mất file Excel do hỏng máy tính, cài lại Windows hoặc vô tình xóa nhầm dữ liệu.

Khi sử dụng phần mềm trực tuyến, dữ liệu được lưu trên hệ thống nên bạn không còn phụ thuộc vào một chiếc máy tính duy nhất.

Chỉ cần đăng nhập tài khoản là có thể tiếp tục làm việc.

5. "Tôi sợ phần mềm thu phí cao"

Đây có lẽ là lý do khiến nhiều người chần chừ nhất.

Không ít phần mềm hiện nay có chi phí khá cao hoặc thu phí ngay khi vừa đăng ký.

Với WipiTools, mục tiêu đầu tiên không phải là bán phần mềm, mà là giúp nhiều chủ nhà trọ chuyển đổi từ quản lý thủ công sang quản lý số.

Vì vậy, chúng tôi áp dụng chính sách rất đơn giản:

• Sử dụng miễn phí ít nhất 2 năm.
• Không phải nhập thẻ ngân hàng.
• Không thu phí ngay sau khi đăng ký.
• Có thể dừng sử dụng bất cứ lúc nào nếu cảm thấy không phù hợp.

Nếu sau này bắt đầu áp dụng thu phí, chúng tôi sẽ thông báo trước cho người dùng để có đủ thời gian chuẩn bị và quyết định có tiếp tục sử dụng hay không.

Mức phí dự kiến cũng được định hướng ở mức rất hợp lý, chỉ tượng đương một cốc trà sữa cho mỗi tháng, phù hợp với đa số chủ nhà trọ.

6. "Tôi sợ không có ai hướng dẫn"

WipiTools được thiết kế theo tiêu chí càng đơn giản càng tốt.

Phần lớn người dùng có thể tự làm quen chỉ sau một thời gian ngắn mà không cần đọc tài liệu hướng dẫn.

Tuy nhiên nếu cần, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ:

• Hướng dẫn qua Zalo.
• Hỗ trợ từ xa bằng TeamViewer hoặc AnyDesk.
• Giải đáp trong quá trình sử dụng.
• Hỗ trợ trực tiếp nếu điều kiện phù hợp.

Mục tiêu là giúp bạn sử dụng được phần mềm một cách thuận tiện nhất, chứ không phải tự mày mò một mình.

7. Không chỉ hỗ trợ phần mềm, chúng tôi còn hỗ trợ cách quản lý

Sau nhiều năm làm việc với các chủ nhà trọ, tôi nhận ra rằng đôi khi vấn đề không nằm ở phần mềm mà nằm ở quy trình quản lý.

Vì vậy, ngoài việc hỗ trợ kỹ thuật, chúng tôi còn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm:

• Cách quản lý người thuê.
• Cách quản lý tài sản.
• Cách lập hóa đơn.
• Cách theo dõi công nợ.
• Cách lưu trữ thông tin khoa học.

Nếu có những nhu cầu thực tế và hợp lý, chúng tôi cũng luôn lắng nghe để bổ sung hoặc điều chỉnh phần mềm nhằm phục vụ người dùng tốt hơn.

8. Chuyển đổi số không còn là xu hướng, mà là điều nên làm từ hôm nay

Nhiều chủ nhà từng chia sẻ rằng họ chỉ định dùng thử vài ngày.

Nhưng sau vài tháng, họ gần như không còn quay lại cách quản lý bằng sổ hoặc Excel nữa vì mọi thứ đã trở nên nhanh hơn, rõ ràng hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Chuyển đổi không có nghĩa là phải thay đổi toàn bộ cách làm ngay lập tức.

Bạn hoàn toàn có thể bắt đầu từ những việc đơn giản như quản lý phòng, người thuê và hóa đơn hàng tháng. Khi đã quen, bạn sẽ thấy việc quản lý trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Kết luận

Chúng tôi hiểu rằng việc thay đổi một thói quen đã duy trì nhiều năm không phải điều dễ dàng. Chính vì vậy, WipiTools được xây dựng với mong muốn giúp quá trình chuyển đổi trở nên đơn giản nhất có thể.

Không cần cài đặt, không cần đầu tư thiết bị mới, không phải trả phí ngay, không cần học những thao tác phức tạp. Chỉ cần một tài khoản là bạn có thể bắt đầu quản lý nhà trọ, căn hộ cho thuê hoặc homestay ngay trên trình duyệt web.

Hãy cho mình một cơ hội trải nghiệm. Bạn có thể sử dụng miễn phí ít nhất 2 năm. Nếu thấy phù hợp thì tiếp tục đồng hành, còn nếu không phù hợp, bạn hoàn toàn có thể dừng bất cứ lúc nào.

Chúng tôi tin rằng khi đã trải nghiệm sự tiện lợi của việc quản lý trực tuyến, bạn sẽ không còn muốn quay lại với những bảng Excel phức tạp hay những cuốn sổ ghi chép dày cộp như trước nữa.

Trải nghiệm WipiTools - Phần mềm quản lý nhà trọ, căn hộ cho thuê và homestay và bắt đầu hành trình quản lý đơn giản, hiệu quả hơn ngay hôm nay.