Hướng dẫn tạo hợp đồng cho thuê phòng trọ đầy đủ và đúng quy định

Khi cho thuê phòng trọ, rất nhiều chủ nhà chỉ thỏa thuận bằng miệng hoặc ghi giấy viết tay sơ sài. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp về tiền cọc, tiền điện nước, tài sản trong phòng hoặc thời hạn thuê. Một hợp đồng thuê phòng rõ ràng sẽ giúp cả chủ nhà và người thuê yên tâm trong suốt quá trình thuê.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn những nội dung quan trọng cần có trong một hợp đồng thuê phòng trọ, những điều khoản nên bổ sung và cách lập biên bản bàn giao tài sản ngay trong hợp đồng để hạn chế rủi ro.

1. Thông tin của hai bên

Phần đầu hợp đồng cần ghi đầy đủ thông tin của bên cho thuê và bên thuê.

• Họ và tên
• Năm sinh
• Số CCCD/CMND
• Ngày cấp - nơi cấp
• Địa chỉ thường trú
• Số điện thoại liên hệ

Thông tin càng đầy đủ thì việc xác minh và giải quyết tranh chấp sau này càng thuận lợi.

2. Thông tin phòng cho thuê

Nên ghi rõ:

• Địa chỉ nhà trọ
• Mã số phòng
• Tầng
• Diện tích phòng
• Ngày bắt đầu thuê
• Ngày kết thúc hợp đồng

Nếu hợp đồng không ghi thời hạn thuê sẽ rất khó xác định trách nhiệm khi một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng.

3. Giá thuê và các khoản phí

Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng.

Nên ghi riêng từng khoản:

• Tiền thuê phòng
• Tiền điện (đồng/kWh)
• Tiền nước (đồng/m³ hoặc đồng/người)
• Internet
• Máy giặt
• Giữ xe
• Rác
• Dịch vụ khác nếu có

Ngoài ra nên ghi rõ ngày thu tiền hàng tháng (ví dụ từ ngày 01 đến ngày 05).

4. Tiền đặt cọc

Hợp đồng nên ghi rõ:

• Số tiền cọc
• Điều kiện hoàn cọc
• Các trường hợp bị khấu trừ tiền cọc

Thông thường:

• Người thuê trả phòng đúng hợp đồng và thanh toán đầy đủ sẽ được hoàn lại tiền cọc.
• Người thuê tự ý chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có thể mất tiền cọc.
• Nếu chủ nhà đơn phương lấy lại phòng trái thỏa thuận thì nên hoàn cọc và bồi thường theo nội dung đã cam kết.

5. Quyền và trách nhiệm của chủ nhà

• Bàn giao phòng đúng thời gian.
• Bàn giao đúng các tài sản đã cam kết.
• Đăng ký tạm trú theo quy định.
• Đảm bảo các dịch vụ sử dụng bình thường.
• Thông báo trước khi sửa chữa hoặc bảo trì.

6. Quyền và trách nhiệm của người thuê

• Thanh toán đúng hạn.
• Không tự ý sửa chữa kết cấu phòng.
• Giữ gìn tài sản.
• Không gây mất trật tự.
• Không cho người khác thuê lại nếu chưa được đồng ý.
• Thông báo khi có thêm người ở.

7. Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Nên quy định rõ các trường hợp:

• Hết thời hạn thuê.
• Hai bên cùng thỏa thuận.
• Vi phạm hợp đồng.
• Không thanh toán tiền thuê.
• Vi phạm nội quy nhiều lần.

8. Bàn giao tài sản trong phòng

Đây là phần nhiều chủ nhà bỏ qua nhưng lại là nguyên nhân dẫn đến tranh cãi khi trả phòng.

Nên lập danh sách tài sản ngay trong hợp đồng hoặc đính kèm phụ lục.

Khi trả phòng, hai bên chỉ cần đối chiếu lại bảng này để xác định tình trạng tài sản.

9. Một số lưu ý quan trọng

• Nên ký từng trang của hợp đồng.
• Nên ghi rõ mọi khoản phí phát sinh.
• Nên có chữ ký của cả hai bên.
• Nếu có phụ lục tài sản thì ký xác nhận trên phụ lục.
• Nên lưu mỗi bên một bản.
• Có thể chụp ảnh tình trạng phòng trước khi bàn giao.

Tải miễn phí mẫu hợp đồng cho thuê phòng trọ

Bạn có thể tải mẫu hợp đồng cho thuê phòng trọ theo định dạng Word để chỉnh sửa và sử dụng ngay.

📄 Tải mẫu hợp đồng cho thuê phòng trọ (.DOCX)

Quản lý hợp đồng dễ dàng hơn với phần mềm quản lý nhà trọ

Nếu bạn đang quản lý nhiều phòng trọ, việc tạo hợp đồng thủ công sẽ mất nhiều thời gian và dễ sai sót.

Phần mềm quản lý nhà trọ giúp tự động tạo hợp đồng từ thông tin người thuê, in hợp đồng chỉ trong vài giây, quản lý tiền cọc, tài sản bàn giao, lịch sử gia hạn hợp đồng, đồng thời lưu trữ toàn bộ hợp đồng điện tử để tra cứu bất cứ lúc nào.

Đây là giải pháp phù hợp cho chủ nhà trọ quản lý từ vài phòng đến hàng trăm phòng một cách chuyên nghiệp. Wipitools - Quản lý nhà trọ